在我们实际的活动策划和执行中，我们都知道，活动策划和执行都是为了实现活动目标服务的，因此在活动执行过程中环节的设计和流程推进的细节需要我们提前准备和适时调整；活动策划方案中的时间、地点（场地）、组织方、重点嘉宾、主持人、媒体及参会人员规模、可调动的工作人员、合作方等信息是否已经基本确认和就位。

由于一个活动往往是多部门配合，规模比较小的公司甚至是全员上。因此，我们建议活动执行方案最好安排让市场部或行政运营部等部门的主管或者经理来撰写。这个人最好有一定的级别，对本部门和其他部门的同事工作情况相对比较了解，且因为有级别，从内外部调动和协调资源会相对更为方便。

执行方案撰写是为了给到筹备及现场执行负责人及活动各重要环节的执行人员以及合作方、供应商等等重点人员使用。因此，我们建议活动执行总负责人应提前组织公司相关管理层及主要工作负责人开一个筹备动员会议，动员会议的举办时间一般根据活动规模和执行难易程度在活动开始前一周举办。动员会议中，总执行负责人应针对所撰写的执行方案，逐个进行事项说明和任务拆解分析，并且在会议沟通中及时了解每个事项负责人对所分配任务的想法和应对态度，是否有更好的建议并及时调整方案，确保各种准备工作有序进行。

这个真实的活动案例是我之前所任职的香港大学SPACE中国商业学院在北京东方君悦饭店举办的“港大ICB国际化运营与人才发展论坛”，活动的基本信息

这个活动分为北京和上海两场，北京场的参会规模为200人，我们提前半年就对这个活动的主题和嘉宾话题以及邀约做了系统的准备，我们希望利用活动企业的国际化运营如何匹配人才能多个讨论主题，通过港大的口碑和嘉宾的影响力，引发媒体和大众的关注，让更多的人知道并了解香港大学中国商业学院，吸引并挖掘潜在的研究生学历报读人员线索并进行相应的课程推荐，从而促成课程就读报名。

图四是本次活动的议程安排，时长4个小时左右，主要包括四个大环节分别是两个主题演讲、两个高峰对话、一个圆桌对话，以及最后的课程推荐。这个活动的参会人员主要针对的外企部门经理级别以上及大中型企业的高级管理人员。

当时我负责这个活动落地的总统筹，由我负责撰写本次活动的执行手册并带领团队完成落地执行。活动执行手册的撰写一般包括以下十大基本要素（图5），分别是封面、活动内容、会场布置、物料准备、VIP/媒体接待、内容管理、准备工作及分工安排、活动当天分工及现场管理、紧急联络方式、着装要求说明。

 

接下来我们分别对这十大要素一一进行拆解，首先，我们先看前三个要素（图6）。

我个人习惯是做任何一份策划或执行方案无论是word还是PPT，都愿意加上一页封面，版式不限可以因不同的阅读习惯而异，但内容一定包含活动主题、活动日期/城市、活动组织机构、主要负责部门以及报备信息。封面的存在一方面让方案显得更完整更有仪式感，另一方面也让使用的人拿到以后可以对关键信息做到一目了然。封面之后就是活动内容页，包括：日期/星期几/活动时间、活动日程/流程、主要工作人员与重点事项、活动物料、嘉宾邀约接待与具体安排、媒体对接。接下来是会场布置页，包括平面示意图、主会场外、主会场内、VIP接待/休息/专访室等。（更具体的内容可以购买本期课程音频）

图7和图8是我当时为“港大ICB国际化运营与人才发展论坛”撰写执行手册的页面展示，会场平面图一般场地方会提供，如果不能提供也可以自己画一下，包括：安全的出口、桌型图、VIP休息室等，重点区域如安全出口、会场出入口、签到区等应在平面图上做好标记，方便执行人员清楚了解会场信息。


活动执行手册十大基本要素中的第八项（图12）是活动当天的成功跟现场管理，针对此，我们建议遵循16字原则，就是分工明确，责任到人，适时调整，随机应变。第八项的内容比较，在这里就不细展开，分享结束后，一季群主会把本次内容的活动执行手册文件包共享给大家学以致用。